Povinné elektronické schránky pre právnické osoby

V zmysle zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) došlo od 1. augusta 2016 k aktivácii elektronických schránok, ktorých využívanie bolo doteraz dobrovoľné. Začal sa tým proces aktivácie elektronickej schránky pre každú právnickú osobu, ktorá si doposiaľ elektronickú schránku dobrovoľne neaktivovala. Od 1. 1. 2017 vám do nej začne chodiť úradná korešpondencia týkajúca sa vašej firmy. Elektronická schránka je nástrojom komunikácie občanov a podnikateľov s orgánmi verejnej správy v elektronickej podobe. Elektronické schránky sú dostupné prostredníctvom Ústredného portálu verejnej správy na internetovej stránke www.slovensko.sk.
Prostredníctvom elektronickej schránky je možné podávať na úrady rôzne žiadosti, získavať potrebné potvrdenia, odosielať dokumenty a vybaviť rôzne iné požiadavky. Komunikácia s orgánmi verejnej správy prostredníctvom elektronickej schránky vrátane príloh je v plnej miere rovnocenná s osobnou alebo listinnou komunikáciou.
Vďaka elektronickým schránkam teda budú môcť úrady komunikovať s firmami aj elektronicky. To znamená, že elektronické správy doručené do elektronickej schránky budú mať rovnakú váhu ako tie, ktoré budú zasielané poštou. Zároveň od momentu doručenia elektronickej správy začnú plynúť všetky prípadné zákonné lehoty. Ak totiž dotknutá právnická osoba nebude pravidelne schránku kontrolovať, aj pri fikcii doručenia do vlastných rúk môže nastať situácia, že v schránke bude doručené rozhodnutie, ktoré sa dotýka postavenia právnickej osoby, nadobudne svoje právne účinky, a to bez toho, aby o tom vedenie spoločnosti vedelo.
Moment, keď sa úradná správa považuje za doručenú, upravuje § 32 ods. 5 zákona o e-Governmente. Elektronická úradná správa vrátane všetkých elektronických dokumentov sa považuje za doručenú, ak je adresátom orgán verejnej moci, uložením elektronickej úradnej správy, ak nie je adresátom orgán verejnej moci a doručuje sa do vlastných rúk dňom, hodinou, minútou a sekundou uvedenými na elektronickej doručenke alebo márnym uplynutím úložnej lehoty podľa toho, ktorá skutočnosť nastane skôr, a to aj vtedy, ak sa adresát o tom nedozvedel a ak nie je adresátom orgán verejnej moci a nedoručuje sa do vlastných rúk, deň bezprostredne nasledujúci po uložení elektronickej úradnej správy.
Na prístup do dátovej schránky sa vyžaduje, aby prihlasujúca osoba mala elektronický občiansky preukaz, pridelený bezpečnostný osobný kód a disponovala čítačkou. Do schránky právnickej osoby má automaticky prístup jej štatutárny zástupca, vo väčšine prípadov teda konateľ alebo predseda akciovej spoločnosti. Aktivácia elektronickej schránky sa zavŕši úspešne buď prvým prihlásením, alebo najneskôr k 1. januáru 2017, čo bude definitívny dátum, keď už štát nebude môcť tolerovať to, že spoločnosti nie sú pripravené pristupovať do schránok.
Povinnosť aktivácie elektronickej schránky sa netýka občanov ani fyzických osôb – podnikateľov. Ak si ju však dobrovoľne aktivujú, úrady už budú mať možnosť komunikovať s touto osobou elektronicky.
Záverom všetkým dotknutým osobám odporúčame, pokiaľ ešte nemajú nový občiansky preukaz, aby si tento vybavili čo najskôr, a tak predišli možným komplikáciám v komunikácii s orgánmi verejnej moci.